用 Telegram 收发票照片，GPT-4o-mini 自动读数并走审批进 Google Sheets

员工发照片 → AI 提取商户/金额/日期 → 对照策略表自动审批或转经理 → 记录结果并月报邮件

给谁

需要为员工报销走审批、做台账的中小团队财务或运维人员

你会得到

员工在 Telegram 发发票照片即可自动录入，系统按 Google Sheets 策略自动通过、拒单或转经理审批，每月 1 号自动发汇总邮件

你需要

n8n · telegram · google-sheets · gmail

步骤

1. 前置准备：创建表格与凭证

   在 Google Sheets 新建一个工作簿，包含两个标签页：Policy 和 Expenses。Policy 表头：Category | LimitPerReceipt | ApprovalAbove | Allowed | Notes；Expenses 表头：SubmittedAt | Employee | TelegramUserId | ChatId | Merchant | Date | Amount | Currency | Tax | Category | Description | Status | Decision | DecisionNote | ReceiptFileId | Month。在 n8n 中配置 Telegram、OpenAI、Google Sheets、Gmail 四种凭证；记录 manager chat ID 和 finance chat ID。

2. 触发：接收 Telegram 发票照片

   员工向 Bot 发送照片（建议带文字说明如"team lunch with client"）。n8n 的 Telegram Trigger 节点会下载最大尺寸图片。如果没有照片，Bot 自动回复：请发送照片而非文字。

   运行提示词 · 来源原文。Telegram 节点 Request Receipt Photo 的 text 字段

   复制提示词

   =Please send the receipt as a photo (not as text). Add a short caption if you like, for example "team lunch with client" - the amount, date and merchant are read from the picture.

3. AI 识别：GPT-4o-mini 读图并结构化

   OpenAI 节点将图片以 base64 传给 gpt-4o-mini，要求返回严格 JSON。Code 节点解析结果，统一日期格式（如 12.09.2026、09/12/2026、12 Sep 2026）、金额格式（1.250,00 / 1,250.00）、货币符号，映射到预设分类，并生成查重键。若调用失败，通知员工重拍，不记录任何数据。

   运行提示词 · 来源原文。OpenAI 节点 AI Analyze Receipt Photo 的 text/prompt 字段

   复制提示词

   You read receipts for an expense claim. Look at the image and return ONLY a JSON object with these keys:
   {"is_receipt": true or false, "merchant": "shop or restaurant name", "date": "YYYY-MM-DD of the purchase", "total": number (grand total actually paid, including tax and tip), "currency": "3-letter ISO code, infer from symbol or country", "tax": number (VAT / sales tax shown, 0 if none), "category": one of Meals | Travel | Transport | Accommodation | Office | Software | Other, "payment_method": "card | cash | other", "items": "short description of what was bought, max 100 characters", "confidence": 0-100}
   Rules: copy numbers exactly as printed; if a value is not visible use "" or 0; never guess a merchant; if the picture is not a receipt set is_receipt to false. No markdown, no explanations.

4. 策略执行：查重、限额、分类审批

   从 Policy 表读取该分类的限额与审批阈值，从 Expenses 表查是否已有相同记录。Switch 节点按以下优先级路由：自动通过（未超限额且无需审批）、重复、信息缺失、不允许（分类禁用或超限）、需审批（超阈值、未知分类、超过 60 天或 AI 置信度低于 70%）。

5. 结果处理：记录、通知、转财务

   所有结果汇入同一分支，追加写入 Expenses 表。员工收到 Telegram 通知，含状态图标与原因。已审批的发票照片自动转发到 finance chat。需审批的通过 Telegram sendAndWait 向经理发送 Approve/Reject 按钮，最多等 3 天；经理操作后更新状态并记录时间戳。【首次测试安全】首次测试前，建议将 Add Entry to Expenses 的 documentId 改为测试表格，或将 Inform Employee of Outcome / Send Receipt to Finance / Request Manager Approval 的 chatId 改为测试账号，避免写入生产费用表或通知真实同事。

6. 月报：每月 1 号自动邮件汇总

   Schedule Trigger 在每月 1 号 8 点执行。读取上月已审批记录，按员工和分类汇总（区分货币），生成 HTML 表格，通过 Gmail 发送给财务邮箱。Code 节点内 MONTH 常量可手动指定月份重跑历史报表。

你是一个 n8n 工作流搭建助手。用户想复现「Telegram 收发票 → GPT-4o-mini 识别 → Google Sheets 审批 → 月报」的自动化。请按以下顺序协助：1) 确认用户已有 n8n 实例且具备公网 URL；2) 检查 Google Sheets 的 Policy/Expenses 两表结构是否符合要求；3) 指导导入 workflow JSON 并替换 YOUR_SPREADSHEET_ID、YOUR_MANAGER_CHAT_ID、YOUR_FINANCE_CHAT_ID 等占位符；4) 建议先发送一张测试发票验证 AI 提取和策略路由是否正常。不要替用户执行敏感操作。