AI 费用审批工作流：Airtable + GPT-4 + Pinecone 自动审计

Airtable 费用提交 → n8n AI Agent 分析 → 结构化输出 → Pinecone 向量存储 → 回写审批结果

给谁

需要自动化费用审批与合规审计的财务团队、CFO 或运营人员

你会得到

新费用提交后自动触发 AI 分析，标记可疑项并留存可搜索的审计向量记录

你需要

n8n · airtable · pinecone

步骤

1. 配置 Airtable 触发器

   在 n8n 中添加「Airtable Trigger」节点，选择你的 base 与 Expenses 表。设置触发字段为 Amount，认证方式选择 airtableTokenApi。保存后，当表中新增或更新 Status = Pending 的记录时，工作流自动启动。

2. 配置 AI 分析代理与结构化输出

   添加「AI Agent」节点（CFO Expense Review Agent），连接 OpenAI Chat Model 与 Structured Output Parser。在 Agent 的 text 字段填入费用数据模板；在 systemMessage 中设定 CFO 分析角色。OpenAI 节点选择模型（默认 gpt-4o-mini）。Structured Output Parser 中填入 JSON Schema 示例，确保输出包含 decision、reason、amount、submitted_by、category 等字段。

   运行提示词 · 来源原文。CFO Expense Review Agent 节点的 text / user prompt 字段

   复制提示词

   =An employee submitted an expense:
   Amount: ${{ $json.fields.Amount }}
   Submitted by: {{ $json.fields['Submitted By'] }}
   Category: {{ $json.fields.Category }}
   Description: {{ $json.fields.Description }}
   Date Submitted: {{ $json.fields['Date Submitted'] }}
   Status: {{ $json.fields.Status }}

   运行提示词 · 来源原文。CFO Expense Review Agent 节点的 systemMessage 字段

   复制提示词

   You are a CFO expense analysis agent. Flag suspicious expenses with the reason. When you answer try to give answer with all the given details

   运行提示词 · 来源原文。Parse CFO Agent Response 节点的 jsonSchemaExample 字段

   复制提示词

   {
     "amount": 4500,
     "submitted_by": "Alice",
     "category": "Travel",
     "description": "Business class flight to Tokyo",
     "date_submitted": "2025-05-29",
     "status": "Pending",
     "decision": "Flagged",
     "reason": "The amount of $4500 for a business class flight appears unusually high and requires verification against standard travel policies and previous similar expenses. Additionally, the submission date is in the future (2025), which raises concerns about the legitimacy of the expense. It is advisable to confirm the travel plans and the necessity of the business class flight for this trip."
   }

3. 配置向量存储审计链

   依次添加 Default Data Loader → Recursive Character Text Splitter → Embeddings OpenAI → Pinecone Vector Store。Data Loader 输入为 AI 分析生成的 reasoning text；Text Splitter 设置 chunkSize=100、chunkOverlap=20（来源默认值，可按需调整）；Embeddings 使用 openAiApi 凭证；Pinecone 节点选择 insert 模式，namespace 可设为动态值如 {{ $json.output.decision }}，并指定目标索引。

4. 配置回写 Airtable 与闭环

   添加「Airtable」更新节点，operation 设为 update。匹配字段选择记录 id（来自触发节点）。映射字段包括：Amount、Reason、Status（固定值 completed）、Category、decision、Description、Submitted By，均引用 CFO Expense Review Agent 的输出。保存并激活工作流。

你正在搭建一个 n8n 费用审批自动化工作流。请确认你已准备好：Airtable base（含 Amount、Submitted By、Category、Description、Date Submitted、Status 字段）、OpenAI API 密钥、Pinecone 账户与索引。先检查凭证配置，再按步骤导入模板或手动重建节点。