自动 PDF 发票处理与审批流（n8n + OpenAI + Google Sheets）

PDF 发票 → 文本提取 → GPT 解析结构化数据 → 邮件审批 → Google Sheets 存档

给谁

财务团队、中小型企业运营经理，需自动化发票 intake 与审批留痕

你会得到

三通道（Drive/Gmail/表单）接收 PDF 发票，AI 提取字段并分类，邮件表单审批后自动写入 Google Sheets

你需要

n8n · google-drive · gmail · google-sheets

步骤

1. 配置输入通道与凭证

   在 n8n 中配置三种触发器之一或全部：1) Google Drive Trigger：指定监控文件夹 ID（fileCreated 事件，每分钟轮询）；2) Gmail Trigger：启用 downloadAttachments，附件前缀设为 attachment_；3) Form Trigger：创建文件上传字段，限制 .pdf 格式。同时连接 Google Drive、Gmail、Google Sheets OAuth2 凭证与 OpenAI API Key。

2. 配置 AI 解析节点

   添加 AI Agent 节点（Invoice Parser AI Agent），连接 OpenAI Chat Model（默认 gpt-4o-mini）与 Structured Output Parser。在 AI Agent 的提示词字段中填入系统指令，要求从 PDF 原始文本提取发票字段并分类。

   运行提示词 · 来源原文。Invoice Parser AI Agent 节点的 text 参数（promptType=define）

   复制提示词

   =You are an intelligent invoice parser. I will give you raw text extracted from a PDF invoice. 
   
   ========================
   START OF RAW INVOICE TEXT
   
   {{ $json.text }}
   
   END OF RAW INVOICE TEXT
   ========================
   
   Your job is to:
   
   1. Extract key information from the invoice such as:
      - invoice_number
      - invoice_date
      - due_date (if available)
      - vendor_name
      - total_amount
      - currency (e.g., USD, IDR, etc.)
      - items (as a list of item descriptions and their amounts)
      - tax (if available)
   
   2. Detect the invoice **category**, such as:
      - Utilities
      - Office Supplies
      - Travel
      - Software
      - Food & Beverage
      - Others (if unknown)
   
   3. Return the result in this exact JSON format:
   
   ```json
   {
     "invoice_number": "",
     "invoice_date": "",
     "due_date": "",
     "vendor_name": "",
     "total_amount": "",
     "currency": "",
     "items": [
       {
         "description": "",
         "amount": ""
       }
     ],
     "tax": "",
     "category": ""
   }

3. 设置审批邮件

   添加 Gmail 节点（Send Invoice for Approval），operation 设为 sendAndWait，responseType 设为 customForm。配置收件人地址、主题（含供应商名变量），表单字段包括：下拉框 Approve Invoice?（Yes/No）、必填文本 Reviewed By、多行文本 Approval Notes。

4. 配置审批分支判断

   添加 If 节点（Check Approval Decision），条件为 $json.data['Approve Invoice?'] equals Yes。True 分支进入 Google Sheets 写入；False 分支进入拒绝通知邮件。

5. 配置存档与拒绝通知

   Google Sheets 节点（Insert Invoice Data）：operation=append，指定文档 ID 与工作表名，字段映射包括 Invoice Number、Date、Due Date、Vendor、Total、Currency、Items、Tax、Category、Approved、Approval Notes、Reviewed By，值取自 AI Agent 输出与审批表单数据。拒绝分支：Gmail 节点（Send Rejection Alert）发送纯文本邮件给财务团队，包含供应商名、审批人、审批备注。

你是一个 n8n 工作流搭建助手。用户想要复现「自动 PDF 发票处理与审批流」。请按以下顺序协助：1) 确认用户已准备 n8n 实例、Google OAuth 凭证、OpenAI API Key；2) 指导导入 workflow JSON 或按步骤手动搭建；3) 强调必须先复制 Google Sheet 模板并更新文档 ID；4) 提醒将审批邮件中的 [email protected] 替换为真实收件人；5) 建议先用样例 PDF 测试端到端流程。不要替用户执行任何 API 调用或发送真实邮件。