用 n8n 将白板照片转为会议纪要与行动项

白板拍照 → Gemini 识别手写 → 结构化纪要 → Sheets 存档 + Gmail 分发

给谁

需要把白板手写内容快速转为可追踪会议纪要的团队

你会得到

提交白板照片后自动获得结构化纪要、决策清单与行动项，并同步存档到 Google Sheets、邮件发送给与会者

你需要

n8n · gemini · google-sheets · gmail

步骤

1. 通过 n8n 表单提交会议信息

   在工作流中使用 n8n Form Trigger 节点创建内置表单。表单包含三个必填字段：会议标题（文本）、与会者邮箱（文本，可填多个）、白板照片（文件，仅接受 .jpg/.jpeg/.png）。无需外部服务。填写后点击「Create notes」提交，提交后会显示提示文字：「Thanks! Your notes are being generated and will arrive by email.」

2. Gemini 读取白板照片并输出结构化 JSON

   工作流将照片送入 Basic LLM Chain 节点「Read Whiteboard with Gemini」。该节点以高分辨率模式读取图像二进制数据（字段键为 Whiteboard_photo），并调用 Google Gemini Chat Model（模型为 models/gemini-3.1-flash-lite，temperature 0.2）。节点通过 Structured Output Parser 强制输出符合以下 JSON Schema 的结构：summary（字符串）、decisions（字符串数组）、action_items（含 task/owner/due 的对象数组）、open_questions（字符串数组）。

   运行提示词 · 来源原文。Read Whiteboard with Gemini 节点的 text 参数（Basic LLM Chain 的提示词字段）

   复制提示词

   =You are a meeting scribe. Read the whiteboard photo and turn it into clean notes for the meeting "{{ $json['Meeting title'] }}". Extract a short summary, the decisions that were made, every action item with its owner and due date when written, and any open questions. If the handwriting is unclear, make your best reading and keep it short.

3. 格式化纪要并写入 Sheets、邮件发送给与会者

   Code 节点「Parse Meeting Notes」将 Gemini 输出解析为统一格式：meetingTitle、attendees、summary、decisions（以 | 连接）、openQuestions（以 | 连接）、actionItems 数组、actionCount、actionText（可读列表）。随后：1) Log Meeting Notes 节点将会议信息追加到 Google Sheets 的 Meetings 工作表；2) Email Notes to Attendees 节点通过 Gmail 发送纯文本邮件，主题格式为「Meeting notes - {会议标题}」，正文包含 Summary、Decisions、Action items、Open questions 四个区块。

4. 拆分行动项并逐条写入追踪表

   If 节点「Has Action Items」检查 actionCount 是否大于 0。若存在行动项，Split Action Items 节点将 actionItems 数组拆分为多条记录，随后 Log Action Items 节点把每一条行动项单独追加到 Google Sheets 的 Action Items 工作表，便于按负责人和截止日期筛选与跟踪。

5. 照片无法识别时请求重新拍摄

   若 Gemini 无法解析白板照片（Read Whiteboard with Gemini 节点出错），工作流走错误输出分支，触发 Email Read Failure 节点。该节点向表单中填写的与会者邮箱发送 Gmail 邮件，主题为「Could not read the whiteboard - {会议标题}」，正文提示：「We could not read the uploaded whiteboard photo. Please try again with a clearer, well-lit picture.」

   运行提示词 · 来源原文。Email Read Failure 节点的 message 参数

   复制提示词

   We could not read the uploaded whiteboard photo. Please try again with a clearer, well-lit picture.

在 n8n 中导入模板后，先完成以下准备：1) 添加 Google Gemini (PaLM) API、Google Sheets OAuth2、Gmail OAuth2 凭证；2) 在 Log Meeting Notes 与 Log Action Items 节点选择目标 Google Sheets 文档，并设置工作表名称（例如 Meetings 和 Action Items）；3) 发布表单节点以获取可分享的 URL，将链接发给团队用于会后提交白板照片。