将 Fireflies 会议记录同步至 HubSpot CRM

Fireflies 会议完成 webhook → GraphQL 获取逐字稿 → Gemini 提取摘要与 CRM 更新 → HubSpot 写入笔记、任务与属性 → Slack 可选告警

给谁

已使用 Fireflies 记录会议、并在 HubSpot 管理客户关系的销售或客户成功团队

你会得到

会议结束后自动将逐字稿摘要、意向评分、后续任务写入 HubSpot 联系人/公司/交易记录，并对高意向或异常状态发送 Slack 通知

你需要

n8n · hubspot · gemini · slack

步骤

1. 连接凭证与配置工作流

   在 n8n 中创建并连接 4 组凭证：Fireflies（Header Auth）、HubSpot（App Token）、Google Gemini API、Slack（OAuth2）。打开 Workflow Configuration 节点，设置 INTERNAL_EMAIL_DOMAINS（如 yourcompany.com，逗号分隔多域名）、UNKNOWN_CONTACT_ACTION（skip/notify/create）、SLACK_CHANNEL、AI_MODEL（默认 gemini-3.1-flash-lite），以及 CREATE_COMPANY_UPDATE / CREATE_DEAL_UPDATE / CREATE_FOLLOWUP_TASK / SEND_SLACK_ALERT 开关。

2. 配置 Fireflies Webhook 触发

   在 Fireflies 控制台中，将「meeting completed」webhook 地址设为当前工作流的 Webhook URL，路径为 fireflies-meeting-completed，方法为 POST。保存后，Fireflies 将在每次会议转录完成时自动推送。

3. 获取会议详情并校验去重

   工作流触发后，Get Meeting Details 节点通过 Fireflies GraphQL API 拉取完整逐字稿（sentences 与 attendees）。Validate & Normalize Meeting 节点校验 payload、检查 staticData.processedMeetings 去重、跳过无转录内容的会议，并将配置与会议数据合并输出。

4. 获取 HubSpot 可写属性与过滤外部参会者

   Fetch HubSpot Properties 节点分别拉取 Contact、Company、Deal 的前 80 个可写属性（排除 calculated/hidden/readOnly）。Filter Properties & Extract Attendees 节点按 INTERNAL_EMAIL_DOMAINS 过滤掉内部邮箱，仅保留外部参会者进入后续处理。

5. 搜索联系人并关联交易

   对每个外部参会者，Search HubSpot Contact 节点按 email 精确搜索联系人；Lookup Contact Deal Associations 节点查询该联系人关联的首条交易。若联系人不存在，根据 UNKNOWN_CONTACT_ACTION 策略进入跳过/通知/创建分支。

6. Gemini AI 分析与结构化提取

   Prepare AI Context 节点将逐字稿、HubSpot 属性列表、当前联系人/公司/交易信息组装为上下文。AI Meeting Analysis 节点调用 Gemini，使用系统提示词要求：生成 Markdown 摘要、sentiment（positive/neutral/negative）、intent（low/medium/high）、可选 follow-up task，且 contact_updates / company_updates / deal_updates 的键必须来自提供的属性列表，禁止虚构属性名。

   运行提示词 · 来源原文。AI Meeting Analysis 节点的 systemPromptTemplate 字段

   复制提示词

   You extract CRM facts from a sales or customer meeting transcript and map them onto the HubSpot property schemas provided in the input.
   
   Rules:
   1. Produce summary_markdown as a clear Markdown meeting summary that includes summary, sentiment, intent, and actionable next steps.
   2. sentiment must be one of: positive, neutral, negative.
   3. intent must be one of: low, medium, high.
   4. Map extracted insights ONLY to property names that appear in the provided HubSpot Contact, Company, and Deal property lists. Never invent property names.
   5. contact_updates, company_updates, and deal_updates must be objects whose keys are exact HubSpot property names and whose values are extracted strings/numbers. Use {} when nothing maps.
   6. Never infer facts that are not supported by the transcript. Use empty objects/strings/false when information was not discussed.
   7. task.create_task should be true only when there is a concrete follow-up with a title.

   搭建指导 · 来源原文。AI Meeting Analysis 节点的 jsonSchemaExample 字段（输出格式参考）

   复制提示词

   {"summary_markdown": "## Summary\nCustomer is evaluating a CRM migration.\n\n### Intent\nhigh\n\n### Sentiment\npositive\n\n### Next Steps\n- send proposal", "sentiment": "positive", "intent": "high", "task": {"create_task": true, "title": "Send implementation proposal", "due_date": "2026-09-02", "notes": "Include WhatsApp integration scope"}, "contact_updates": {"last_ai_meeting_summary": "Evaluating CRM migration"}, "company_updates": {"last_meeting_requirements": "WhatsApp integration"}, "deal_updates": {"last_meeting_budget": "50000 USD"}}

7. 执行 HubSpot CRM 同步

   Process AI & Build CRM Sync 节点解析 Gemini 输出，校验属性白名单，生成决策对象（update_contact / update_company / update_deal / create_note / create_task / send_slack）。Execute HubSpot Sync 节点调用 HubSpot v3 API：批量 upsert 联系人（email 为 key）、PATCH 公司与交易、创建 Note 与 Task 并关联到对应对象。若联系人不存在且策略为 create，则先创建联系人再写入更新。

8. Slack 通知与错误监控

   若 SEND_SLACK_ALERT 开启且 intent=high，或未知联系人触发 notify，Optional Slack Notification 节点发送格式化消息到 SLACK_CHANNEL。Error Trigger 捕获工作流执行失败，Slack Execution Error 节点发送包含 Execution ID、错误节点名、错误详情的告警。

   运行提示词 · 来源原文。Slack Execution Error 节点的 text 字段

   复制提示词

   =🚨 *n8n Workflow Execution Failure*
   • *Workflow*: Sync Fireflies meeting notes to HubSpot CRM with AI
   • *Execution ID*: `{{ $json.execution.id || $execution.id }}`
   • *Error Node*: `{{ $json.execution.error.node.name || $json.execution.lastNodeExecuted || "unknown" }}`
   • *Error Message*: `{{ $json.execution.error.message || $json.message || "Unknown error" }}`

   运行提示词 · 来源原文。Optional Slack Notification 节点的 text 字段

   复制提示词

   ={{ $('Route CRM Output').item.json.decision.notify_message }}

你正在搭建一个 n8n 工作流，将 Fireflies 会议记录自动同步到 HubSpot CRM。请先确认以下前提：1) 已拥有 Fireflies、HubSpot、Google Gemini、Slack 的 API 凭证；2) 已在 Workflow Configuration 节点填入内部邮箱域名、Slack 频道、AI 模型名称；3) 已在 Fireflies 控制台配置 webhook 指向本工作流的 fireflies-meeting-completed 路径。搭建完成后，先用一场测试会议验证：检查 Validate & Normalize Meeting 输出是否包含正确 attendees，AI Meeting Analysis 的 JSON 输出是否包含 summary_markdown 和 intent，以及 HubSpot 中是否出现对应 Note。