从 Outlook 支持邮件自动创建 JIRA 工单

定时轮询 Outlook 共享邮箱 → AI 分类分级 → 自动创建带标签和优先级的 JIRA 工单

给谁

需要把 Outlook 共享邮箱支持邮件自动转为 JIRA 工单的技术/运营人员

你会得到

每小时自动获取新邮件，去重后由 AI 生成标签、优先级、摘要和描述，并写入 JIRA

你需要

n8n · jira · outlook

步骤

1. 配置触发器与邮件获取

   在 n8n 中新建工作流，添加 Schedule Trigger 节点并设为每小时执行。接着添加 Microsoft Outlook 节点，选择 Get Recent Messages 操作，配置共享邮箱凭证。在 filtersUI 中设置 receivedAfter 为 `={{ $now.minus({ "hour": 1 }).toISO() }}`，确保只拉取最近 1 小时的邮件。Fields 保留 body、from、subject、receivedDateTime 等必要字段。

2. 去重与格式转换

   添加 Remove Duplicates 节点（模板中名为 Mark as Seen），选择 removeItemsSeenInPreviousExecutions，dedupeValue 设为 `={{ $json.id }}`，确保同一封邮件只处理一次。随后添加 Markdown 节点，将 html 设为 `={{ $json.body.content }}`，把邮件 HTML 正文转为 Markdown 以便后续解析。

3. AI 分类分级与工单生成

   添加 Basic LLM Chain 节点（Generate Issue From Support Request），连接 OpenAI Chat Model 子节点（模型选 gpt-4o-mini）和 Structured Output Parser 子节点。在 LLM Chain 的 text 字段填入用户消息模板，在 messages 中填入 system prompt，要求 AI 按指定标签集分类、评定 1-5 优先级、重写摘要和描述。Structured Output Parser 的 schema 需包含 labels（字符串数组）、priority（数字）、summary（字符串）、description（字符串）。

   运行提示词 · 来源原文。Basic LLM Chain 节点 messages.messageValues[0].message 字段

   复制提示词

   =Your are JIRA triage assistant who's task is to
   1) classify and label the given issue.
   2) Prioritise the given issue.
   3) Rewrite the issue summary and description.
   
   ## Labels
   Use one or more. Use words wrapped in "[]" (square brackets):
   * Technical
   * Account
   * Access
   * Billing
   * Product
   * Training
   * Feedback
   * Complaints
   * Security
   * Privacy
   
   ## Priority
   * 1 - highest
   * 2 - high
   * 3 - medium
   * 4 - low
   * 5 - lowest
   
   ## Write Summary and Description
   * Remove emotional and anedotal phrases or information
   * Keep to the facts of the matter
   * Highlight what was attempted and is/was failing

   运行提示词 · 来源原文。Basic LLM Chain 节点 text 字段

   复制提示词

   =Reported by {{ $json.from.emailAddress.name }} <{{ $json.from.emailAddress.address }}>
   Reported at: {{ $now.toISO() }}
   Summary: {{ $json.subject }}
   Description:
   {{ $json.data.replaceAll('\n', ' ') }}

4. 创建 JIRA 工单

   添加 JIRA 节点，选择 Create Issue 操作，配置 jiraSoftwareCloudApi 凭证。Project 和 Issue Type 需填入实际 ID（模板示例为 10000，必须替换）。Summary 设为 `={{ $json.output.summary }}`，Description 设为 `={{ $json.output.description }}`，Labels 设为 `={{ $json.output.labels }}`，Priority 设为 `={{ $json.output.priority }}`。保存并激活工作流。

你正在搭建一个 n8n 工作流：从 Outlook 共享邮箱自动获取支持邮件，经 AI 分类分级后在 JIRA 创建工单。请先确认你已具备 n8n 实例、Outlook 共享邮箱访问权限、OpenAI API 密钥和 JIRA Cloud 项目权限。如需修改标签体系或优先级定义，请在 Basic LLM Chain 的 system prompt 中调整。