用 n8n 自动追踪资产保修到期日

Google Sheets 资产表 → 计算保修剩余天数 → 按紧急程度分派 Slack / Todoist / Gmail 提醒，高价值资产由 OpenAI 起草续保谈判邮件

给谁

运维或行政人员，需要管理多台设备/许可证保修期

你会得到

每天自动扫描资产表，按到期时间发送分级提醒，高价值资产自动生成谈判邮件草稿

你需要

n8n · google-sheets · gmail · slack · todoist

步骤

1. 创建资产登记表

   在 Google Sheets 新建表格，包含以下列：asset（资产名称）、owner_email（负责人邮箱）、purchase_date（购买日期）、warranty_months（保修月数）、vendor（供应商）、value（资产价值）、status（状态）。填入现有资产数据，status 列留空或填当前状态。

2. 连接服务凭证并选择表格

   在 n8n 中分别为 Google Sheets、Gmail、Slack、Todoist、OpenAI（Chat Model）添加凭证。在 Read Asset Register 和 Mark As Expired 两个节点中选择正确的 Google Sheets 文档和工作表，并确认 asset 列可作为唯一匹配键用于更新。设置 Slack 频道（如 #it-assets）和 Todoist 项目。如需调整高价值阈值，在 High-Value Asset? 节点修改默认值 2000。

   搭建指导 · 本站建议版本。搭建助手检查清单；确认无误后激活工作流

   复制提示词

   请根据以下材料确认输入和权限：
   - Google Sheets 表格包含列：asset, owner_email, purchase_date, warranty_months, vendor, value, status
   - 已添加凭证：Google Sheets、Gmail、Slack、Todoist、OpenAI Chat Model
   - Read Asset Register 和 Mark As Expired 节点已选择同一文档和工作表
   - asset 列可作为唯一键
   - Slack 频道和 Todoist 项目已指定
   - 高价值阈值已按需调整（默认 2000）

3. 计算保修剩余天数

   工作流每天 08:30 触发后，从 Google Sheets 读取全部资产。Compute Days Left 节点用 JavaScript 计算：expiryDate = purchase_date + warranty_months；daysLeft = 到期日减去今天的天数。同时过滤掉 status 已为 'warranty expired' 的记录。

   运行提示词 · 来源原文。Compute Days Left 节点的 JS Code 字段

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   // Expiry date = purchase_date + warranty_months; compute days left for each asset
   const today = new Date();
   today.setHours(0, 0, 0, 0);
   
   return $input.all()
     .map(item => {
       const row = item.json;
       const purchase = new Date(row.purchase_date);
       const months = Number(row.warranty_months) || 0;
       const expiry = new Date(purchase);
       expiry.setMonth(expiry.getMonth() + months);
       const daysLeft = Math.floor((expiry - today) / 864e5);
   
       return {
         json: {
           ...row,
           value: Number(row.value) || 0,
           expiryDate: expiry.toISOString().slice(0, 10),
           daysLeft: isNaN(daysLeft) ? null : daysLeft
         }
       };
     })
     .filter(item => item.json.daysLeft !== null && item.json.status !== 'warranty expired');

4. 按紧急程度路由

   Route By Urgency（Switch 节点）按 daysLeft 分三路：小于 0 走 Expired（已过期）、0-7 走 7 Days（紧急）、8-30 走 30 Days（预警）。大于 30 天的资产不进入后续处理。

   运行提示词 · 本站建议版本。Route By Urgency 节点的 Rules 配置说明

   复制提示词

   Switch 节点配置三条规则：
   1. Expired: daysLeft < 0
   2. 7 Days: daysLeft <= 7
   3. 30 Days: daysLeft <= 30

5. 紧急提醒：Slack + Todoist

   对于 7 天内到期的资产，向指定 Slack 频道发送紧急消息，包含资产名称、供应商、到期日、负责人。随后自动在 Todoist 创建任务，任务到期日设为保修到期日，描述中提醒检查资产状况并及时申报保修。

   运行提示词 · 来源原文。Urgent Slack Alert 节点的 Text 字段

   复制提示词

   =*Warranty expires in {{ $json.daysLeft }} day(s)!*
   
   • Asset: *{{ $json.asset }}* (value: {{ $json.value }})
   • Vendor: {{ $json.vendor }}
   • Expiry: {{ $json.expiryDate }}
   • Owner: {{ $json.owner_email }}
   
   Last chance to file claims or extend — a Todoist task with the deadline was just created.

   运行提示词 · 来源原文。Create Deadline Task 节点的 Content 字段

   复制提示词

   =Warranty deadline: {{ $json.asset }} ({{ $json.vendor }}) expires {{ $json.expiryDate }}

6. 预警邮件：通知负责人决策

   对于 30 天内到期的资产，向 owner_email 发送 Gmail 邮件，说明保修即将到期，请负责人在 EXTEND（续保）、REPLACE（更换）、LAPSE（放弃）中回复决策。邮件包含资产详情、供应商、到期日和账面价值。

   运行提示词 · 来源原文。Owner Decision Email 节点的 Message 字段

   复制提示词

   =Hi,
   
   The warranty for an asset you own expires in <b>{{ $json.daysLeft }} days</b>:
   
   <ul><li>Asset: <b>{{ $json.asset }}</b></li><li>Vendor: {{ $json.vendor }}</li><li>Expiry: {{ $json.expiryDate }}</li><li>Book value: {{ $json.value }}</li></ul>
   
   Please decide this week and reply with one of:
   <b>EXTEND</b> (we'll contact the vendor) · <b>REPLACE</b> (we'll start procurement) · <b>LAPSE</b> (asset is fine to run without warranty)
   
   Thanks!
   Asset Guardian 🤖

7. 高价值资产：AI 起草续保谈判邮件

   对于 30 天预警且价值 ≥ 2000 的资产，先经 High-Value Asset?（IF 节点）判断，再由 Draft Negotiation Email（LLM Chain）调用 gpt-4o-mini 起草给供应商的续保谈判邮件，要求 160 词以内、 plain text、专业且温和，索取续保报价并提及正在对比更换方案，询问多年期价格选项，留 [NAME] 占位符。邮件保存为 Gmail 草稿，人工复核后发送。

   运行提示词 · 来源原文。Draft Negotiation Email 节点的 Text 字段（LLM Chain 的用户提示词）

   复制提示词

   =Draft a warranty-extension negotiation email to a vendor.
   
   Context:
   - Asset: {{ $json.asset }}
   - Vendor: {{ $json.vendor }}
   - Current warranty ends: {{ $json.expiryDate }}
   - Asset book value: {{ $json.value }}
   
   Rules:
   - Max 160 words, plain text, professional but warm
   - Ask for an extension quote AND mention we're comparing against replacing the asset (real leverage, no bluffing)
   - Ask for multi-year pricing options
   - Leave [NAME] placeholders for the sender's signature
   
   Return only the email body.

   运行提示词 · 来源原文。Draft Negotiation Email 节点的 System Message 字段

   复制提示词

   You are a procurement specialist who writes short, effective vendor negotiation emails.

请根据以下信息搭建并激活 n8n 工作流：
1. 准备 Google Sheets 资产表（列：asset, owner_email, purchase_date, warranty_months, vendor, value, status）
2. 在 n8n 添加 Google Sheets、Gmail、Slack、Todoist、OpenAI 凭证
3. 选择表格并确认 asset 列为唯一键
4. 设置 Slack 频道和 Todoist 项目
5. 按需调整高价值阈值（默认 2000）
6. 激活工作流，每天 08:30 自动运行

搭建完成后先用测试数据验证各分支：过期更新、7天 Slack+Todoist、30天邮件、高价值谈判草稿。