自动分类学校邮件并同步到 Google 日历与网盘

Gmail 收到学校邮件 → AI 提取日程/持ち物/通知/联系人 → 按类别存入 Google Drive 与 Calendar，并每日提醒次日需带物品

给谁

需要自动整理大量学校邮件的家长或监护人

你会得到

邮件按日程、需带物品、通知、联系人自动归档，生成日历事件，每日早晨收到次日物品提醒

你需要

n8n · gmail · google-drive · google-calendar

步骤

1. 捕获并分类新邮件

   在 n8n 中导入模板后，先配置触发与 AI 提取节点： 1. **When Email Arrives**（Gmail Trigger）：选择已连接的 Gmail 凭证，设置轮询频率（默认 everyMinute）。 2. **Get a message**（Gmail）：使用表达式 `={{ $json.id.toString().trim() }}` 读取完整邮件内容（subject、body、metadata）。 3. **Workflow Configuration**（Set 节点）：填写共享变量——photosFolderId、noticesFolderId、contactsFolderId（Google Drive 文件夹 ID）与 reminderEmail（接收提醒的邮箱）。 4. **Extract Email Info**（Information Extractor）：在 text 字段填入 `=={{ $json.textPlain || $json.textHtml || $json.snippet }}`，并粘贴下方的 systemPromptTemplate 到 System Prompt 区域。该节点连接 **OpenAI Chat Model**（默认 gpt-4.1-mini）。 5. **Route by Category**（Switch）：按 output.category 路由——Schedule / What to Bring → 同时创建日历事件与通知文件；Notice → 仅保存通知文件；含附件 → 进入附件处理分支。

   运行提示词 · 来源原文。Extract Email Info 节点的 System Prompt 字段（options.systemPromptTemplate）

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   Analyze this school-related email and extract structured information.
   
   First, categorize the email into exactly ONE of the following:
   - \"Schedule\" (予定・イベント・行事の案内、日時と場所が書いてあるもの)
   - \"What to Bring\" (持ち物リスト、準備物のお知らせ)
   - \"Notice\" (連絡事項・お知らせだが、特に日時や持ち物がメインではないもの)
   - \"Contacts\" (先生や学校、連絡先情報がメインのメール)
   
   Field rules:
   - category: One of \"Schedule\", \"What to Bring\", \"Notice\", or \"Contacts\".
   - hasAttachments: true if the email mentions attachments or clearly refers to attached files/images, otherwise false.
   - eventTitle: Short title for the event (e.g., 運動会, 個人面談, 授業参観).
   - eventDescription: A short natural language summary of what the event is about.
   - eventDate: If any date/time is mentioned, convert it to full ISO 8601 with timezone, e.g. \"2024-12-25T12:30:00+09:00\".
     - If the year is missing (e.g., \"12月25日\"), assume the next upcoming occurrence of that date.
     - If only a date (no time) is given, use 09:00 as a default time.
   - itemsToBring: A concise Japanese list of things to bring (e.g. \"体操服, 上履き, 赤白帽子\"). If no items are required, use an empty string.
   - contacts: Any phone numbers, email addresses, or named contacts (先生の名前、学校の連絡先など). If none, use an empty string.
   - subject: The subject of the email as written in the original message.
   - id: The email ID passed in the input.
   
   IMPORTANT:
   - If the email includes both schedule information AND items to bring, you may choose \"What to Bring\" as category but STILL fill eventDate and eventTitle.
   - Always try to fill eventDate when a date can be inferred from the text.
   - Do NOT invent information that is clearly not in the email.
   
   CRITICAL OUTPUT INSTRUCTION:
   Output ONLY valid raw JSON for the defined attributes.
   Do NOT use markdown code blocks (no ```json).
   Do NOT add any explanation or extra text.
   Return just the JSON object.

   运行提示词 · 来源原文。Extract Email Info 节点的 text 输入字段

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   =={{ $json.textPlain || $json.textHtml || $json.snippet }}

2. 按类别保存到 Drive 与 Calendar

   根据 Switch 路由结果，各分支执行以下操作： - **Save Notice to Drive**（Google Drive，createFromText）：文件名 `=Notice - {{ $json.output.eventTitle }}.txt`，内容使用下方模板，保存到 noticesFolderId。 - **Prepare Calendar Event**（Set）：构建 calendarEventTitle、calendarEventDescription（含「持ち物」列表）、calendarEventsStart、calendarEventEnd（无结束时间则默认开始后1小时）。 - **Add to Calendar**（Google Calendar）：使用上述字段创建事件，calendar 选择目标日历（默认 [email protected]）。 - **Get Email Attachments**（Gmail，operation=get, downloadAttachments=true）→ **Filter Photos Only**（Filter，条件 `$binary.attachment_0.mimeType` contains `image`）→ **Save Photos to Drive**（Google Drive，inputDataFieldName=attachment_0，保存到 photosFolderId）。 - **Extract Contacts**（Set）：提取 From、Subject、当前时间 → **Filter**（contactInfo notEmpty）→ **Save Contacts to Drive**（createFromText，保存到 contactsFolderId）。

   运行提示词 · 来源原文。Save Notice to Drive 节点的 content 字段（createFromText）

   复制提示词

   =Title: {{ $json.output.eventTitle }}
   Date: {{ $json.output.eventDate }}
   Category: {{ $json.output.category }}
   Items to Bring: {{ $json.output.itemsToBring }}
   
   Description:
   {{ $json.output.eventDescription }}

   运行提示词 · 来源原文。Save Contacts to Drive 节点的 content 字段（createFromText）

   复制提示词

   =Contact Information:
   
   {{ $json.contactInfo }}
   
   Extracted from: {{ $json.emailSubject }}
   Date: {{ $json.extractedDate }}

3. 每日提醒次日需带物品

   独立分支，由 Schedule Trigger 每日早晨触发（默认 8:00）： 1. **Get Tomorrow's Events**（Google Calendar，getAll）：查询明日全天事件（timeMin/timeMax 使用 `$now.plus({days: 1}).startOf('day')` / `.endOf('day')`）。 2. **Filter What to Bring Events**（Filter）：保留 description 包含「持ち物」的事件。 3. **Send Reminder Email**（Gmail）：发送摘要邮件，收件人为 reminderEmail（或从事件中读取 creator.email），主题与正文使用下方表达式。

   运行提示词 · 来源原文。Send Reminder Email 节点的 message 字段

   复制提示词

   =={{ `【明日の予定】\n${$json.summary}\n\n開始: ${$json.start.dateTime || $json.start.date}\n終了: ${$json.end.dateTime || $json.end.date}\n\n${$json.description}` }}

   运行提示词 · 来源原文。Send Reminder Email 节点的 subject 字段

   复制提示词

   =={{ $json.summary || '明日の予定のお知らせ' }}

你正在根据 n8n 模板 11529 搭建「学校邮件自动分类与归档」工作流。请先确认以下前置条件是否就绪：
1. n8n 实例可访问互联网，且已安装 Gmail、Google Drive、Google Calendar、OpenAI 节点；
2. Google OAuth2 凭证已配置（Gmail、Drive、Calendar 可共用同一 OAuth 或分别配置）；
3. OpenAI API key 已配置；
4. 已创建 Google Drive 文件夹并获取 folder ID（photos、notices、contacts）；
5. 已确定接收每日提醒的邮箱地址。

确认后，按步骤导入 workflow.json 或从模板市场安装，替换 Workflow Configuration 中的占位值，将 Extract Email Info 的 systemPromptTemplate 替换为你学校邮件语言的版本（保留 JSON-only 输出要求），最后开启工作流并用真实学校邮件测试。