用 n8n 处理会议缺席：邮件一键确认、改期或取消

在提醒邮件中嵌入三个按钮，参会者点击后自动更新 Google Calendar 并通过 Gmail 通知

给谁

需要减少会议缺席、希望参会者自助管理日程的运营者或行政人员

你会得到

参会者点击邮件按钮即可确认、改期或取消会议，系统自动同步日历并发送通知邮件

你需要

n8n · webhook · gmail · google-calendar · openai

步骤

1. 接收与路由请求

   在 n8n 中配置 Webhook 节点（路径建议 meeting-reschedule），接收来自提醒邮件按钮的 GET 请求。链接需携带查询参数：action（confirm/reschedule/cancel）、email、eventId，改期时额外携带 newDateTime。随后用 Switch 节点按 action 值路由到三个分支。

2. 配置凭证与全局替换

   在 n8n 凭证管理中添加：Google Calendar OAuth2（需访问目标日历权限）、Gmail（发件权限）、OpenAI API。然后全局替换所有 Google Calendar 节点中的 YOUR_CALENDAR_ID 为目标日历 ID；在 AI Agent 节点和 Create new event tool 的工具描述中将 YOUR_TIMEZONE 替换为你的时区（如 Europe/London）。

3. 确认或取消会议

   确认分支：用 Google Calendar 节点通过 eventId 获取事件，提取 attendee 邮箱和 hangoutLink（Google Meet 链接），通过 Gmail 发送确认邮件。取消分支：同样获取事件后直接删除日历事件，再发送取消通知邮件。两分支的邮件正文可在对应 Gmail 节点中按品牌需求修改。

4. 改期会议

   改期分支：先读取 reschedule 请求中的 newDateTime，获取原事件详情后交给 AI Agent 处理。Agent 使用 gpt-4o-mini，连接两个 Google Calendar 工具节点：Create new event tool 先创建带 Google Meet 的新事件，Delete old event tool 在创建成功后删除原事件。最后通过 Gmail 发送改期通知，包含新时间和会议链接。

   运行提示词 · 来源原文。AI Agent 节点（Move the meeting）的 text/prompt 字段

   复制提示词

   You are a smart meeting assistant connected to Google Calendar.
   
   A user has requested to reschedule their meeting. Use the provided input to:
   - First create the new event
   - Then delete the old one using eventId
   
   ---
   
   ### Input (Dynamic JSON from user):
   ```json
   {{ $json }}
   Your Tasks:
   Extract the following from the input:
   
   email: the attendee's email
   
   eventId: the ID of the old event to delete
   
   newDateTime: time range (e.g. "06:00 PM – 07:00 PM")
   
   meetingDate: the date for the rescheduled event (format: YYYY-MM-DD)
   
   If meetingDate is not provided, use today’s date.
   
   Parse the newDateTime:
   
   Format: "hh:mm AM/PM – hh:mm AM/PM"
   
   Combine with meetingDate
   
   Time zone: YOUR_TIMEZONE
   
   Convert both start and end to UTC ISO 8601
   
   Create a new calendar event:
   
   Summary: "Rescheduled Meeting"
   
   Attendee: use the provided email
   
   Start and End time: use the parsed UTC values
   
   Enable Google Meet (hangoutLink)
   
    After the new event is successfully created, delete the old event using:
   
   calendar.deleteEvent
   
   Use the original eventId from the input

5. 构建邮件链接并激活

   复制生产环境 Webhook URL，在提醒邮件模板中构建三个按钮链接：action=confirm、action=reschedule（附加 newDateTime）、action=cancel，均携带 email 和 eventId 参数。激活 workflow 后测试各分支，检查日历更新与邮件发送情况。【首次测试安全】首次测试前，建议先断开 Gmail 发送节点与 Google Calendar 删除节点，或改用测试日历和测试邮箱，确认分支逻辑正确后再恢复连接。

请根据以下信息搭建 n8n 工作流：
1. 导入模板或按 workflow.json 重建节点结构；
2. 配置 Webhook 路径为 meeting-reschedule，响应模式 lastNode；
3. 添加 Google Calendar OAuth2、Gmail、OpenAI API 凭证；
4. 全局替换 YOUR_CALENDAR_ID 和 YOUR_TIMEZONE；
5. 按来源节点参数配置 Set 字段映射与 Switch 分支条件；
6. 在 AI Agent 节点粘贴上述英文提示词（勿改变量名）；
7. 测试 confirm/reschedule/cancel 三种查询参数组合。