n8n 自动邮件分流：Gmail + GPT-4o + Slack 紧急通知

定时扫描 Gmail 收件箱，用 GPT-4o 分类邮件紧急度与意图，自动打标签并推送 Slack 摘要

给谁

需要管理大量邮件的职场人士、团队负责人或创始人

你会得到

每小时（或每4小时）自动获取新邮件，AI 分类后打上 Gmail 标签，高紧急度邮件即时推送到 Slack，其余邮件汇总为摘要 digest

你需要

n8n · gmail · google-sheets · slack

步骤

1. 连接账户

   在 n8n 中配置四个凭证：Gmail (OAuth2)、Slack (OAuth2)、Google Sheets (OAuth2)、OpenAI (API Key)。确保每个凭证状态为 Active。

2. 创建 Gmail 标签

   进入 Gmail 设置 → 标签，创建以下格式标签：AI Agent/To Respond、AI Agent/Awaiting Reply、AI Agent/Notification、AI Agent/Marketing 等。这些标签将被工作流用于按意图自动归类邮件。

3. 创建 Google Sheets 工作簿

   新建 Google Sheets，命名为类似 N8N - Emails。添加两个工作表：Sheet1（存储全部已处理邮件）和 Sheet2（仅存储最新批次，用于摘要）。两个表的首行均需包含列：From | Summary | Intent | Category | TimeStamp | Urgency。

4. 导入工作流并配置 Slack 频道

   将 workflow.json 导入 n8n 实例。检查每个节点已关联正确的活跃凭证。在 Slack 节点（Send a message2 和 Send a message3）中选择目标频道，用于接收高紧急度警报和摘要。

5. 调整调度间隔

   检查 Schedule Trigger1 节点。来源 workflow.json 中设置为每4小时（hoursInterval: 4），描述文本提及每小时和每4小时两种说法。按需修改为 30 分钟、1 小时、2 小时或 4 小时。

6. 运行测试

   手动执行一次工作流，验证：邮件被正确获取、Gmail 标签正确添加、Slack 通知触发、数据写入 Google Sheets。

7. 激活工作流

   确认测试无误后，激活工作流。此后将按设定间隔自动运行。

8. 触发与获取邮件

   Schedule Trigger 按设定时间启动。工作流先获取 Gmail 标签列表，再拉取最近4小时内的全部邮件（receivedAfter 动态计算）。

9. GPT-4o 分析邮件

   每封邮件送入 OpenAI 节点（Message a model1），使用 gpt-4o-mini 模型。提示词要求输出纯 JSON，包含 summary、urgency、category、intent 四个字段。

   运行提示词 · 来源原文。n8n OpenAI 节点 Message a model1 的 messages.values[0].content 字段

   复制提示词

   =You're an email assistant for a busy startup founder. Classify the email content into the following fields and return **only raw JSON** (no markdown):
   
   {
     "summary": [Short summary of the email in 1 sentence],
     "urgency": [High, Medium, Low],
     "category": [Investor, Customer, Support, Spam, Other],
     "intent": ["To respond", "Awaiting reply", "FYI", "Notification", "Meeting update", "Marketing"]
   }
   
   The descriptions of the intents are as follows:
   1. To respond: Emails you need to respond to
   
   2.FYI: Emails that don't require your response, but are important
   
   3. Notification: Automated updates from tools you use or Team chats in tools like Google Docs or Microsoft Office
   
   4. Meeting update: Calendar updates from Zoom, Google Meet, etc
   
   5. Awaiting reply: Emails you're expecting a reply to
   
   6. Actioned: Email threads that have been resolved
   
   7. Marketing: Marketing or cold emails
   
   Analyze the following email:
   
   Subject: {{ $json.Subject }}
   Body: {{ $json.snippet }}
   
   Return only valid JSON with no extra formatting.

10. 解析意图并打标签

    Calculate Intent 代码节点解析 GPT 返回的 JSON，清洗 markdown 代码块和智能引号，将 intent 映射为对应 Gmail 标签 ID，输出 summary、urgency、category、intent、message_id、label_id。

    运行提示词 · 来源原文。n8n Code 节点 Calculate Intent 的 jsCode 字段

    复制提示词

    let raw = $json.message?.content || $json.message || "";
    
    // Remove triple backticks (```json ... ```)
    raw = raw.replace(/```json|```/g, '').trim();
    
    // Fix smart quotes and other formatting problems
    raw = raw.replace(/[“”]/g, '"').replace(/[‘’]/g, "'");
    
    try {
      const parsed = JSON.parse(raw);
    
    
      return {
        summary: parsed.summary || "No summary provided",
        urgency: parsed.urgency || "Unknown",
        category: parsed.category || "Unknown",
        intent: parsed.intent || "Unknown",
        messgae_id: $('Get many messages').item.json.id,
        label_id: $("Get many labels").all().find((item) => item.json.name === `AI Agent/${parsed.intent}`).json.id
      };
    } catch (err) {
      return {
        summary: "⚠️ Failed to parse GPT output",
        urgency: "Unknown",
        category: "Unknown",
        intent: "Unknown",
        error: err.message,
        original: raw
      };
    }

11. 高紧急度 Slack 警报

    If 节点判断 urgency 等于 High 时，触发 Slack 即时警报。消息包含发件人、摘要、紧急度、分类和意图。

    运行提示词 · 来源原文。n8n Slack 节点 Send a message2 的 text 字段

    复制提示词

    =*Siddhant, Important Email Detected*  
    From: {{ $('Get many messages').item.json.From }}
    *Summary:* {{ $('Calculate Intent').item.json.summary }} 
    *Urgency:*  {{ $('Calculate Intent').item.json.urgency }} , *Category:* {{ $('Calculate Intent').item.json.category }}, *Intent:* {{ $('Calculate Intent').item.json.intent }}

12. 记录到 Google Sheets

    所有邮件数据并行写入 Sheet1（长期存档）和 Sheet2（最新批次）。字段映射：From、Summary、Intent、Category、TimeStamp、Urgency。

13. 等待并生成 Slack 摘要

    等待 30 秒后，从 Sheet2 读取最新批次，Filter timestamp 代码节点筛选最近 0.5 小时内、urgency 为 Medium 或 Low 的条目（排除 Marketing）。Daily Digest Preparation 节点格式化为文本，由 Send a message3 推送 Slack 摘要。

    运行提示词 · 来源原文。n8n Code 节点 Filter timestamp 的 jsCode 字段

    复制提示词

    const HOURS = 0.5; // hours window
    const now = new Date();
    
    return items.filter(item => {
      const timestamp = item.json.TimeStamp || item.json.timestamp || "";
      const urgency = (item.json.Urgency || item.json.urgency || "").toLowerCase();
    
      if (!timestamp) return false;
    
      const itemDate = new Date(timestamp);
      const hoursDiff = Math.abs((now - itemDate) / 36e5); // 36e5 = 60*60*1000
    
      console.log(hoursDiff)
    
      return hoursDiff <= HOURS && (urgency === "low" || urgency === "medium");
    });

    运行提示词 · 来源原文。n8n Code 节点 Daily Digest Preparation 的 jsCode 字段

    复制提示词

    let text = ``;
    
    const medium = [];
    const low = [];
    
    items.forEach(item => {
      const urgency = (item.json.Urgency || "").toLowerCase();
      const intent = (item.json.Intent || "").toLowerCase();
      if (urgency === "medium") {
        medium.push(item);
      } else if (
        urgency === "low" &&
        intent !== "Marketing"
      ) {
        low.push(item);
      }
    });
    
    if (medium.length === 0 && low.length === 0) {
      text += "_No important messages today._";
    } else {
      if (medium.length > 0) {
        text += "*Medium Urgency:*\n";
        medium.forEach((item, index) => {
          text += `*${index + 1}.* ${item.json.Summary || "No summary"}\nFrom: ${item.json.From || "Unknown"}\nUrgency: ${item.json.Urgency || "Unknown"}, Category: ${item.json.Category || "Unknown"}, Intent: ${item.json.Intent || "N/A"}\n\n`;
        });
      }
      if (low.length > 0) {
        text += "*Low Urgency:*\n";
        low.forEach((item, index) => {
          text += `*${index + 1}.* ${item.json.Summary || "No summary"}\nFrom: ${item.json.From || "Unknown"}, Intent: ${item.json.Intent || "N/A"}\n\n`;
        });
      }
    }
    
    return [{ json: { text } }];

    运行提示词 · 来源原文。n8n Slack 节点 Send a message3 的 text 字段

    复制提示词

    =🧠 *Inbox Assistant – Daily Digest*  
    📅 *{{ $now.format("DD : HH:mm") }}*  
    ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
    
    {{ $json.text }}

你是一个 n8n 工作流搭建助手。用户希望复现「Gmail + GPT-4o + Slack 自动邮件分流」模板。请按以下顺序协助：
1. 确认用户已拥有 n8n 实例和四个凭证（Gmail/Slack/Google Sheets/OpenAI）。
2. 指导在 Gmail 中创建 AI Agent/ 前缀标签。
3. 指导创建 Google Sheets 双表结构（Sheet1/Sheet2，六列）。
4. 协助导入 workflow.json 并检查节点凭证映射。
5. 提醒检查 Schedule Trigger 间隔（来源存在每小时 vs 每4小时的不一致）。
6. 建议先手动测试再激活。
不提供凭证密钥；所有敏感信息在 n8n 凭证管理器中配置。